Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

VOID Creative GmbH
Bünteweg 26
30989 Gehrden
Deutschland
info@voidcreativegroup.com

Geschäftsführer: Finn Niermann.

2. Geltungsbereich und Rechtsgrundlagen

Diese Erklärung gilt für das Void-Portal unter portal.voidcreativegroup.com und die Freigabeseiten unter share.voidcreativegroup.com, über die Künstler, Songwriter, Produzenten und Unternehmen, die mit Void arbeiten, uns ihre Daten senden, die Abrechnungen zu ihren Songs sehen und Dateien öffnen, die wir mit ihnen teilen, und für das, was danach mit diesen Daten geschieht. Der Zugang erfolgt nur auf Einladung.

Das Portal ist kostenlos, seine Nutzung ist aber ein Vertrag nach unseren Nutzungsbedingungen. Soweit wir deine Daten verarbeiten, um dir das Portal bereitzustellen oder Verträge mit dir vorzubereiten oder zu erfüllen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bist du nicht selbst Vertragspartei, etwa als unterzeichnende Person eines Unternehmens, als Elternteil oder Vormund, als Empfänger einer geteilten Datei oder bevor du eine Einladung annimmst, ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Zusammenarbeit mit dir oder mit der Person oder dem Unternehmen, für das du handelst, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit uns das Gesetz zur Aufbewahrung verpflichtet, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

3. Einladung und Konto

Für die Einladung verwenden wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse aus unseren Unterlagen zur Zusammenarbeit. Für dein Konto speichern wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen, die eingerichteten Anmeldemethoden sowie Gerät, Browser und IP-Adresse jeder Anmeldung, gespeichert bei unserem Anmeldedienst. Wir nutzen sie, um dir Zugang zu geben, dein Konto deiner Einladung zuzuordnen und dein Konto mit den Anmeldedaten zu schützen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Einladung und die Anmeldedaten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Anmeldung

Deine Passwörter bei Google, Apple oder Discord erhalten wir nie; für die Anmeldung auf deren Seite gelten ihre eigenen Datenschutzhinweise. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Deine Angaben (Intake)

Bevor sich ein Intake-Link öffnet, senden wir einen sechsstelligen Code an die E-Mail-Adresse, für die er ausgestellt wurde; er funktioniert 10 Minuten lang. Über den Link fragen wir ab, was wir brauchen, um Verträge mit dir vorzubereiten und zu schließen und dich korrekt zu nennen und abzurechnen:

Das Adressfeld schlägt Adressen über Loqate vor. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Angaben von Eltern, Vormündern und unterzeichnenden Personen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (wirksamer Vertragsschluss mit der minderjährigen Person oder dem Unternehmen); für Steuernummern und Daten, die wir für die Buchhaltung aufbewahren müssen, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Steuer- und Handelsrecht. Ohne diese Angaben können wir keinen Vertrag mit dir schließen.

6. Abrechnungen

Für Songs, an denen du Anteile hältst, zeigt das Portal die Marketingkosten, die je Song und Monat gebucht und an unseren Vertrieb Label Engine gemeldet wurden. Welche Songs du siehst, bestimmen wir über die Verknüpfung deines Kontos mit unseren Unterlagen zu dir und deinen Anteilen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Geteilte Dateien

Wenn wir Dateien mit dir teilen, etwa unveröffentlichte Aufnahmen oder Artwork, ist ein Link entweder für alle offen, die ihn haben, oder nur für die E-Mail-Adressen, die wir angeben. Er läuft nach 30 Tagen ab, sofern wir beim Teilen nicht 7 Tage, 90 Tage oder keinen Ablauf gewählt haben, und wir können ihn jederzeit verlängern oder zurückziehen. Bei einem beschränkten Link senden wir vor dem Öffnen einen sechsstelligen Code an deine E-Mail-Adresse. Wir protokollieren, an wen ein Link ging, wann er geöffnet wurde und welche Dateien abgespielt oder heruntergeladen wurden, mit der bestätigten E-Mail-Adresse, soweit vorhanden. IP-Adressen speichern wir dafür nicht. Das dient dem Schutz unveröffentlichter Musik und der Aufklärung von Leaks. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn du mit uns an der Veröffentlichung arbeitest, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz unveröffentlichter Aufnahmen).

8. E-Mails

Einladungen, Codes, Links und Hinweise versenden wir von os.voidcreativegroup.com über Resend. Dabei verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, den Inhalt der E-Mail und ihren Zustellstatus. Das Portal versendet keine Newsletter und keine Werbung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. KI-gestützte Arbeit in voidOS

Deine Angaben und Verträge landen in voidOS, unserem internen System. Unser Team nutzt dort KI-Modelle von Anthropic und OpenAI, um Vertragsdokumente in strukturierte Daten zu übertragen und Fragen des Teams zu unserem Katalog zu beantworten. Dabei können dein Name, deine Anschrift, deine Anteile und Vertragsbedingungen an diese Anbieter gelangen. Ein Mensch prüft, was eine Vertragsauswertung oder eine Antwort vorschlägt, bevor es einen Datensatz ändert. Um Aufgaben einem Bereich zuzuordnen, sendet voidOS außerdem deren Titel, die dich nennen können, an OpenAI; Typesafe AI, Inc. (USA) erhält nur den Aufgabentext, aus dem die voidOS bekannten Namen und Kontaktdaten entfernt sind. Diese Zuordnung wird ohne Prüfung übernommen, und das Team kann sie ändern. Anthropic und OpenAI handeln als unsere Auftragsverarbeiter, dürfen die Daten nicht zum Training ihrer Modelle verwenden und löschen sie nach höchstens 30 Tagen, sofern sie sie nicht zur Missbrauchsabwehr oder von Gesetzes wegen länger aufbewahren müssen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente und genaue Vertrags- und Katalogarbeit).

10. Sicherheit und Betrieb

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Portal, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Cookies und Browserspeicher

Das Portal nutzt keine Cookies und keinen Browserspeicher für Analyse oder Werbung. Es speichert nur, was es zum Funktionieren braucht: die Sitzungs-Cookies deiner Anmeldung; die Intake- oder Freigabe-Sitzung im Sitzungsspeicher deines Tabs, höchstens 24 Stunden gültig und beim Schließen des Tabs entfernt; und deine helle oder dunkle Darstellung im lokalen Speicher. Diese sind für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist nicht nötig.

12. Dienstleister

Diese Anbieter verarbeiten Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO):

13. Weitere Empfänger

Wenn du dich über Google, Apple oder Discord anmeldest, sind diese Unternehmen für die Anmeldung auf ihrer Seite selbst verantwortlich:

Label Engine und die Vertriebe, über die wir deine Musik veröffentlichen, erhalten, was Vertrieb und Abrechnung erfordern. Steuerberater, Prüfer und Behörden erhalten Daten, soweit das Gesetz es verlangt.

14. Übermittlungen außerhalb der EU

Ist ein Anbieter aus Abschnitt 12 nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, beruht die Übermittlung auf dem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zu diesem Rahmen (Art. 45 DSGVO). Übermittlungen an Convex sowie die Verarbeitung durch Anthropic und OpenAI in den USA beruhen auf den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Für Loqate gilt der Angemessenheitsbeschluss für das Vereinigte Königreich. Eine Kopie der Garantien erhältst du auf Anfrage bei uns.

15. Speicherdauer

16. Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Schreib uns dazu an info@voidcreativegroup.com.

Wenn du die Löschung deiner Daten verlangst, prüfen wir, dass du es bist, und löschen sie, außer dem, was wir noch brauchen: zur Erfüllung eines laufenden Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur gesetzlichen Aufbewahrung, etwa Zahlungen und Buchungen bis zu zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Unterschriebene Verträge bewahren wir auf, solange die darin eingeräumten Rechte bestehen, danach für die gesetzlichen Fristen. Credit-Namen auf Aufnahmen und Werken bleiben, als die vereinbarte Namensnennung. Den Rest bewahren wir nur zu seinem Zweck auf und löschen oder sperren ihn, wenn der Zweck entfällt. Wo eine Sicherung nicht geändert werden kann, schränken wir ihre Verarbeitung ein, statt sie zu löschen (§ 35 Abs. 1 BDSG). Wir antworten auf jede Anfrage innerhalb eines Monats.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Du kannst einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, lfd.niedersachsen.de.

17. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.

18. Änderungen und Sprache

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Portal oder die Rechtslage ändert. Sie liegt auf Englisch und Deutsch vor; maßgeblich ist die englische Fassung.